Con l'esperienza, i sistemi di gestione della conoscenza (KM) hanno spesso dimostrato un valore limitato a lungo termine, come dimostra la scarsa quantità e qualità dei sistemi emergenti, che tendono a non essere sostenibili per le esigenze e le funzioni organizzative. Fattori come l'esperienza degli utenti, i quadri teorici, l'innovazione e la continua agilità nelle operazioni di sistema hanno spinto la ricerca verso la gestione dell'integrazione dei sistemi. L'agilità, spesso legata alla teoria industriale o manifatturiera, evidenzia come i sistemi siano diventati sempre più commerciali e competitivi, pur non riuscendo a soddisfare gli standard di qualità adatti alle pratiche di KM. Tuttavia, l'integrazione della conoscenza nelle pratiche lavorative quotidiane offre chiari vantaggi, in particolare consentendo di prendere decisioni attraverso la personalizzazione e la contestualizzazione. Questa analisi del discorso utilizza la posta elettronica come esempio di un sistema di KM sostenibile.
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