A través de la experiencia, los sistemas de gestión del conocimiento (GC) han mostrado a menudo un valor limitado a largo plazo, como se refleja en la baja cantidad y calidad de los sistemas emergentes que tienden a ser insostenibles para las necesidades y funciones organizativas. Factores como la experiencia de los usuarios, los marcos teóricos, la innovación y la agilidad continuada en el funcionamiento de los sistemas han impulsado la investigación hacia la gestión de la integración de sistemas. La agilidad, a menudo vinculada a la teoría industrial o manufacturera, pone de relieve cómo los sistemas se han vuelto cada vez más comerciales y competitivos, pero siguen sin cumplir las normas de calidad que se adaptan a las prácticas de la gestión de conocimientos. No obstante, la integración del conocimiento en las prácticas laborales cotidianas ofrece claras ventajas, sobre todo al permitir la toma de decisiones mediante la personalización y la contextualización. Este análisis del discurso utiliza el correo electrónico como ejemplo de un sistema de gestión del conocimiento sostenible.
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