William Glynn, Niya Phiri, Alexia Howard

Risk Management in Law Firms: Mitigate Risk and Enhance Firm Success

Herausgeber: Menhennet, Katerina

• Broschiertes Buch

Produktbeschreibung

Risk Management in Law Firms brings together lawyers, consultants and other risk and compliance professionals to provide expert and practical guidance on essential risk management topics.

Produktdetails

• Verlag: Globe Law and Business Ltd
• Seitenzahl: 195
• Erscheinungstermin: 31. Oktober 2022
• Englisch
• Abmessung: 230mm x 154mm x 14mm
• Gewicht: 344g
• ISBN-13: 9781787429161
• ISBN-10: 1787429164
• Artikelnr.: 65344145

Autorenporträt

Edited by Katerina Menhennet - By William Glynn; Niya Phiri; Alexia Howard and Simon Konsta

Inhaltsangabe

Executive summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
About the authors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Chapter 1: Managing risks in the hybrid “office”
By William Glynn, legal director, and Niya Phiri, partner, Clyde & Co LLP
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
People risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Operational risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Data/IT risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Legal/regulatory risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Chapter 2: Climate change and ESG risks for lawyers
By Alexia Howard, senior associate, and Simon Konsta, partner, Clyde & Co
LLP
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
What is ESG? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Reputational risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Transition and transactional risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Corporate disclosure and liability risks . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 17
Greenwashing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Diversity and inclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Chapter 3: Data protection
By Nigel Miller, founding partner, Fox Williams LLP
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Data protection principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Lawful ground for processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Data processors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Individual rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Personal data breach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
International data transfers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Marketing and cookies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Chapter 4: Cybersecurity: an existential risk for law firms
By Simon Chester, counsel, conflicts and regulatory matters, and Sandy
Gill, assistant general counsel, Gowling WLG (Canada) LLP
Regulatory requirements............................................... 45
Client pressures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Cloud computing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Remote working . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Policies and procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Insider risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Assessing precautions.................................................. 52
Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Planning for breach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Next steps.............................................................. 58
Chapter 5: Criminal finances and investigations
By Anousheh Bromfield, senior associate, and Charles Kuhn, partner, Clyde &
Co LLP
Introduction and types of financial crime . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 63
Investigations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Privilege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Representation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Jurisdiction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Specific considerations for certain offences in law firms – (section 330
POCA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . 70
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Chapter 6: Anti-money laundering – are you doing enough to protect your
firm?
By Brian Rogers, regulatory director, The Access Group
The money laundering landscape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 73
Law firm sanctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
SRA AML thematic reviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
AML guidance.......................................................... 75
AML governance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Firm (practice)-wide risk assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 76
Client/matter level risk assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 77
AML policies, controls, and procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . 77
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Chapter 7: Professional indemnity insurance
By Rebecca Atkinson, director of risk and compliance, Howard Kennedy
The requirement to have professional indemnity insurance . . . . . . . . .
. . 81
How much insurance cover to buy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 82
What a circumstance is, when and how to notify possible claims to insurers,
and who will handle the claim . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
83
Should you rectify mistakes? Beware own interest conflict . . . . . . . . .
. . . 85
PI insurance renewal – what happens each year and top tips for renewal: how
to present your firm well . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
86
Possible PI insurance exclusions for sanctioned entities and certain types
of work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 88
A short note about cybercrime insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 88
Limiting liability clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Chapter 8: Protecting partner assets
By Frank Maher, partner, Legal Risk LLP
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Professional indemnity insurance and the exclusions . . . . . . . . . . . .
. . . . . . 92
Retirement and professional indemnity insurance . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . 95
Defensive practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Insurance options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Chapter 9: SRA compliance
By Rebecca Atkinson, director of risk and compliance, Howard Kennedy
What is the SRA and when do you need to be authorized by it? . . . . . . .
101
How to get authorized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
The annual reauthorization process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 104
The SRA Standards and Regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . 106
SRA Enforcement Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
The COLP and COFA role and reporting requirements . . . . . . . . . . . . .
. . . . 113
Ethics and how to approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
SRA warning notices and guidance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 115
Chapter 10: Mitigating risk through your client journeys and practices
By Peter Noyce, head of legal sector, Menzies LLP
Take on process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Throughout the transaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Financial disciplines and controls should also be part of the toolkit . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Chapter 11: Outside counsel guidelines
By Noah Fiedler, shareholder and co-leader of the Attorney Risk Management
Practice Group, Barron & Newburger, P.C.
Comprehensive outside counsel guidelines become standard . . . . . . . . .
125
Indemnity provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Defining conflicts of interest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Managing the risk of OCGs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
OCGs are here to stay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Chapter 12: Conflicts of interest and confidentiality duties – effective
risk management
By Tracey Calvert, founder and director, Oakalls Consultancy Limited
Own interest conflict . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Conflicts of interests when acting for clients . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 134
Confidentiality and disclosure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Risk management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Risk compliance objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Risk management pinch points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Compliance solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
The bigger picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Chapter 13: Complaints
By Rebecca Atkinson, director of risk and compliance, Howard Kennedy
The requirements regarding complaints . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 143
What should the complaints handling process be and who should undertake
complaint handling in the firm? . . . . . . . . . . . . . . . 144
How to effectively handle complaints . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . 146
Complaints made by non-clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 149
How to handle online reviews – good or bad . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . 149
The Legal Ombudsman Scheme Rules, publication, and case fee . . . . . 150
Further guidance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Chapter 14: Effective supervision in remote and hybrid teams
By Jamie Butler, executive coach and facilitator and founder, Jamie Butler
Coaching Limited
Why is good supervision important? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . 155
Risks, challenges, and opportunities of remote supervision . . . . . . . .
. . . . 156
Core skills and characteristics of an effective remote supervisor . . . . .
. 156
Setting “ground rules” to establish responsibility and build trust . . . .
. . 157
Communicating for effectiveness and productivity . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . 158
Maximizing engagement, inclusion, and wellbeing . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . 158
Hybrid working – developing approaches . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 160
Hybrid working and supervision – opportunities and challenges . . . . . .
161
“Supervisor as coach” skills – managing from a distance . . . . . . . . . .
. . . . 162
Chapter 15: Lateral hiring in law firms – risks and reward
By Ruth Bonino, professional support lawyer, and Chris Holme, partner,
Clyde & Co LLP
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Basic legal, ethical, and regulatory obligations of partners in UK law
firms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . 165
Setting the scene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
The due diligence process – how to avoid overstepping the mark . . . . .
168
Pre-employment vetting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Conflict checks – how to avoid breaching confidentiality obligations . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . 170
Integration issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Key rules of the road . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Chapter 16: Culture matters – a new era for law firm risk management
By Jessica Clay, partner, Iain Miller, partner, and Lucinda Soon,
professional support lawyer, Kingsley Napley
Ethical culture under the spotlight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Assessments of unfair treatment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 177
Concurrent employment claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . 178
Challenging behavior that does not meet the standard . . . . . . . . . . .
. . . . 179
Personal and professional boundaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . 180
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Chapter 17: Innovation and the opportunities in flexible regulation
By Jonathon Bray, director, Jonathon Bray Limited
Regulation-led innovation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
CMA report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Deregulation-led innovation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Other external factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Ten years of ABSs – evolution rather than revolution? . . . . . . . . . . .
. . . . . . 190
Innovation is easier said than done.................................... 192
About Globe Law and Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195